Whistleblowing ex D.Lgs. 24/2023

Informativa sull’implementazione della procedura Whistleblowing ex D.Lgs. 24/2023 e sull’attivazione di nuovi canali di segnalazione

 

La presente per rendere edotti tutti i soggetti interessati che Vygon Italia S.r.l., in conformità a quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023 e allo scopo di garantire un ambiente di lavoro in cui è possibile segnalare liberamente eventuali comportamenti illegittimi posti in essere all’interno della Società, ha ritenuto opportuno implementare la procedura Whistleblowing e attivare canali di segnalazione interna idonei a fornire un maggior grado di tutela della riservatezza dell’identità del segnalante, del segnalato, delle persone eventualmente menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La gestione della segnalazione è affidata all’Organismo di Vigilanza, nella persona dell’avv. Tiziana Baggio.

 

Quali comportamenti si possono segnalare?

Si ricorda che la segnalazione, sulla base del D. Lgs. 24/2023, può riguardare gli illeciti commessi, o che sulla base di elementi concreti si ritiene potrebbero essere commessi, nel contesto lavorativo di Vygon Italia e che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’azienda.

A mero titolo di esempio, si possono segnalare fenomeni corruttivi o di mala gestione o in ogni caso irregolarità, violazioni di normativa vigente, violazione di regolamenti e procedure interne di Vygon Italia quali:

• attività o comportamenti volti alla corruzione di soggetti pubblici o privati;
• false dichiarazioni;
• la violazione delle norme sulla salute e sicurezza dei luoghi di lavoro o delle norme in materia di salute pubblica;
• comportamenti che siano contrari al Modello Organizzativo 231 o violino il Codice Etico o le procedure dell’azienda;
• condotte che comportano sostanziali rischi per l’ambiente;
• molestie sessuali;
• atti di bullismo, discriminazioni, razzismo, molestie di qualsiasi genere o diffamazione.

Sono invece escluse dal campo di applicazione della Procedura le Segnalazioni inerenti a contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile e hamcche attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, o inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

 

Chi può effettuare la segnalazione?

Tutti i soggetti che lavorano a vario titolo presso la Società (siano essi in posizione apicale o sottoposti ad altrui direzione) ovvero coloro che a qualsiasi titolo collaborino o interagiscono con la medesima (es. clienti, fornitori, collaboratori, professionisti, candidati a posizioni lavorative, lavoratori in prova, i volontari e i tirocinanti etc.), possono segnalare un comportamento, un atto o un’omissione che ritengano essere illecito ai sensi e agli effetti del D.lgs. 24/2023.

La Segnalazione verrà presa in considerazione dall’Organismo di Vigilanza anche se proviene da una fonte anonima, purché sia adeguatamente circostanziata 

 

Quali sono i canali di segnalazione interna?

La Segnalazione può essere trasmessa alternativamente attraverso i seguenti canali di segnalazione interna:

1. Servizio postale, con una comunicazione indirizzata al Servizio di Whistleblowing c/o l’Organismo di Vigilanza 231 di Vygon Italia S.r.l., all’indirizzo della sede legale della stessa. Al fine di garantire la riservatezza della persona segnalante, la Segnalazione deve essere contenuta in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del Segnalante, il recapito a cui quest’ultimo intende essere contattato e la fotocopia del documento di riconoscimento, la seconda con la Segnalazione. Entrambe devono poi essere inserite in una terza busta chiusa, da spedire all’Organismo di Vigilanza, che rechi all’esterno, in modo chiaro e leggibile, la dicitura “RISERVATA”.
2. Posta elettronica, con una comunicazione inviata all’indirizzo odv.vygon.italia@tuta.com (email crittografata). Il Gestore del Whistleblowing sarà l’unico soggetto ad avere le credenziali di accesso a tale e-mail.
3. Incontro diretto con l’Organismo di Vigilanza (da richiedere al seguente contatto mail vygon.italia@tuta.com). L’incontro diretto deve essere fissato entro un termine ragionevole (non oltre 7 giorni dalla richiesta). Se possibile, l’incontro si tiene fuori dai locali aziendali.

 

Il Segnalante inserisce nella Segnalazione anche un suo recapito (possibilmente diverso da quello professionale, e in ogni caso diverso dall’indirizzo di posta elettronica eventualmente assegnato da Vygon Italia), a cui l’Organismo di Vigilanza invierà riscontro di ricevimento della Segnalazione, o potrà domandare informazioni o documenti integrativi e/o chiedere un incontro per approfondimenti. 

 

Quale contenuto deve avere la segnalazione?

La Segnalazione deve indicare irregolarità il più possibile circostanziate, con un grado di dettaglio sufficiente a far emergere fatti precisi e concordanti e riferiti a contesti determinati, in modo da consentire di identificare elementi utili ai fini della verifica della fondatezza della Segnalazione stessa. Nella segnalazione dovranno quindi essere indicati:

– le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato l’evento;

– una descrizione dettagliata dei fatti e di come il segnalante ne sia venuto a conoscenza,

– la presenza di eventuali “facilitatori”, ossia soggetti che lo hanno aiutato nella segnalazione,

–  eventuali cause e finalità delle condotte,

– anomalie relative al sistema di controllo interno,

– documentazione a supporto, e ogni altro elemento utile alla verifica delle condotte segnalate.

L’irregolarità segnalata deve riguardare un fatto di cui il segnalante ha notizia ragionevolmente certa e direttamente acquisita, e non un semplice sospetto o notizia acquisita da terzi.

L’invio di segnalazioni false o infondate pregiudica il buon funzionamento e la credibilità del whistleblowing; pertanto, l’invio di Segnalazioni che si rivelino false o infondate effettuata con dolo o colpa grave comporta l’adozione di provvedimenti disciplinari a carico del Segnalante. 

 

La segnalazione esterna

Il Segnalante può effettuare una Segnalazione esterna tramite il canale attivato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), se al momento della sua presentazione ricorre una delle seguenti condizioni:

1. nell’ambito del contesto lavorativo di Vygon Italia non è attivato il canale di segnalazione interna o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal d.lgs. n. 24/2023;

1. la persona segnalante ha già effettuato una Segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;

1. la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero potrebbe determinare condotte ritorsive;

1. la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

L’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) ha attivato un canale di segnalazione esterna che garantisce la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Le informazioni sulle modalità con cui effettuare una Segnalazione esterna sono pubblicate sul sito istituzionale dell’ANAC, al quale si rinvia.

Per tutti i dettagli sul funzionamento del sistema Whistleblowing in Vygon Italia e sulle misure di protezione adottate dalla società per la tutela della riservatezza del segnalante e per garantirlo contro eventuali atti ritorsivi o discriminatori, si rinvia alla procedura integrale e alla relativa informativa privacy scaricabili dai seguenti link.